La planeación formal con sus características modernas fue introducida por primera vez en algunas Universidades en la segunda mitad del siglo pasado. Desde entonces se ha convertido en una de las herramientas más importantes en toda Universidad. Sin embargo, para ser una herramienta gerencial necesita estar asentada en una base de información confiable, oportuna y que refleje de manera idónea el estado de las actividades y servicios de la UPP traducida en información útil para la toma de decisiones. De esta manera aparece la necesidad de desarrollar e implementar un Sistema de Información Gerencial que pueda recolectar desde las fuentes los datos que se generan periódicamente, analizar y validar los mismos, cruzar o relacionarlos con otros datos que se produzcan al interior de la misma UPP o en el exterior, convertirlo todo en información útil que pueda llegar a los diferentes niveles de la UPP o a cualquier grupo meta traducido en reportes que muestren la realidad de la UPP y permitan tomar decisiones para corregir ciertas prácticas o distorsiones que podrían haberse producido en un intervalo del análisis. La cadena del sistema de información gerencial se halla conformada por datos (nivel básico de información) que relacionados con otros se convierten en indicadores (nivel medio de información). Toda esta información procesada e interpretada se convierte en reportes (nivel superior de información) que llegan a los diferentes niveles gerenciales o de decisión de la UPP. La idea de que todo directivo debería tener un conocimiento razonable de un sistema de información gerencial se basa en la necesidad de que éstos deben tomar decisiones y acciones sobre el rumbo de la Universidad y el servicio que prestan y no estarían en condiciones de hacerlo sin una información oportuna y confiable. La mayoría de las Universidades tienen algunos problemas con la implementación de un sistema de información gerencial. En las pequeñas empresas estos problemas son potencialmente mayores debido al mínimo de recursos disponibles, la dificultad en la aplicación y comprensión, agravados por la falta de cultura en la elaboración y manejo sistemático de la información. La implementación de un sistema de información puede costar mucho esfuerzo y debería considerarse como cualquier otra inversión de la UPP y esforzarse por su sostenibilidad en el tiempo.